Wyznaczenie celów wdrożenia systemu ERP

Sprawdź jakie aspekty są ważne podczas analizy przed wdrożeniowej

Wiesz jakich danych nie raportujesz, nie znasz swoich kosztów, Twoja produkcja działa mało wydajnie, na czym zarabiasz najwięcej? Jeżeli nurtują Cię takie pytania i aby rozwiązać tą kwestie postanawiasz wdrożyć ERP to jest poradnik dla Ciebie.

W dzisiejszym wpisie omówimy na jakie aspekty należy zwrócić uwagę przy analizie przed wdrożeniowej Systemu ERP. Ale zanim go przeczytasz zapoznaj się z artykułem „ERP czy to już odpowiedni czas??. Musisz wiedzieć jakie problemy występują u Cibie w firmie. W jakie sposób chciał byś je rozwiązać.

Aby nowe oprogramowanie rozwiązało Twoje wszystkie problemy musicie przygotować się do wdrożenia. Każda firma sprzedająca systemy enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa przeprowadzi analizę przed wdrożeniową tylko co z tego jeżeli sam nie będziesz wiedział co chcesz osiągnąć. Dlatego musisz sam przeprowadzić taką analizę u siebie bądź zlecić niezależnemu analitykowi. Efektem końcowym powinien być dokument opisujący wszystkie nasze potrzeby.

Każda działalność gospodarcza cechuje się tym że posiada koszty i przychody. Jeżeli nie potrafimy ich dokładnie określić powinna to być nasza pierwsza część analizy. Konkurencja na rynku jest tak duża, iż nie może się zdarzyć, że sprzedajemy coś „pod wodą” bądź z marża znacznie przekraczająca zdrowy rozsądek. Nie możemy sobie na to pozwolić dlatego w pierwszej kolejności zbieramy wszystkie nasze wydatki aby można było je analizować i wprowadzać ewentualne korekty. Musicie konkretnie wypisać wszystkie koszty jakie ponosicie zaczynając od wynajmu po utrzymanie pracowników. Nie możecie nic pominąć. Następnie w analogiczny sposób zrobicie ze stałymi przychodami. Jeżeli cokolwiek ominiecie zaburzy to obraz całości.

W każdej działalności występuje również obieg dokumentów. Nie zawsze jest on zdefiniowany. Dlatego należy to usystematyzować. Nie może zdarzać się tak, że dokument przechodzi przez pięć osób i każdy dubluje czynności poprzednika a niestety w wielu firmach się z tym spotkałem. Musimy dla każdego dokumentu występującego w naszej działalności określić jego obieg oraz określić zadania pracowników z nim związanych. Wzorcowo powinno to wyglądać w następujący sposób:

FV zakupu

Schemat-FV-zakupu Wyznaczenie celów wdrożenia systemu ERP

Oczywiście wasz obieg FV zakupowej może wyglądać inaczej, jest bardziej skomplikowany. Chodzi tylko o to aby był on jasno zdefiniowany.

Nie ważne w jakiej branży działacie musicie jasno zdefiniować funkcje w waszej firmie i je odpowiednio połączyć w jeden organizm. Żaden pracownik bądź dział nie może działać oderwanie od reszty. Wszyscy muszą wiedzieć co mają robić i kiedy. Nie możecie dopuszczać do sytuacji, że ktoś robi wszystko bo w rezultacie nie robi nic bądź nie widać efektów jego pracy. Wszystkie działania w firmie muszą być zdefiniowane. Weźmy jako przykład zamawianie towarów. Jeżeli wykorzystujemy w większości te same towary powinniśmy zdefiniować stany minimalne po ich przekroczeniu handlowcy powinni uzupełnić zapasy przez zamówienia u dostawcy, automatycznie powinna iść informacja do magazyniera o ilości i rodzaju dostawy. Jego zadaniem jest zweryfikowanie poprawności zamówienia z dostawą. Jeżeli wszystko się zgadza wprowadza dokument PZ do systemu. Ostatnim etapem jest przyjęcie FV zgodnie z wcześniejszą PZ oraz opłacenie zamówienia. Nic nie pozostawiamy przypadkowi.

Każdy dział w firmie powinien przygotować zestawienie swoich obowiązków i opisać ich wykonywanie oraz zdefiniować brakujące narzędzie usprawniające pracę. Warto aby przy wdrożeniu zoptymalizować ich czas pracy. System powinien tak działać aby nie wiązał się z wielokrotnym wpisywaniu tych samych danych. Warto dla każdego działu przygotować szablony, które wyeliminują błędy oraz zmuszą pracownika do wprowadzenia wszystkich danych analitycznych.

W dużej ilości firm zdarzają się niestandardowe rozwiązania. Prowadzimy jakieś działania poza systemem. Podczas wdrożenia wszystkie takie czynności należy przenieś do ERP. Po to wydajemy pieniądze aby wszystko było w jednym miejscu. Przeanalizujmy takie działania bardzo dokładnie i odwzorujmy je w systemie oraz maksymalnie usprawnijmy. Dobry analityk będzie wiedział jak przygotować takie rozwiązania z maksymalnym ułatwieniem.

Przygotujcie również wzory wszystkich dokumentów aby odwzorować je w nowym systemie. Nie ma sensu ich zmieniać jeśli dobrze się sprawdzają. Jeżeli w naszej firmie występują cykliczne zadania dobrze je zautomatyzować np. comiesięczne wystawianie FV np. za wynajem. Im więcej funkcji opiszecie tym łatwiej będzie je automatyzować co bezpośrednio zredukuje koszty w zatrudnieniu.

Poruszyłem tylko i wyłącznie aspekty, które występują w każdej działalności gospodarczej gdzie warto inwestować w system ERP. Jest to tak naprawdę wierzchołek góry lodowej. Każda firma ma własną specyfikę działania którą trzeba poznać oraz dobrze opisać. Dlatego tak ważne jest abyście uczestniczyli w analizie przed wdrożeniowej. Jeżeli obawiacie się przeprowadzić ją sami skorzystajcie z analityka, najlepiej nie związanego z żadnym dostawcą systemów. W tym aspekcie nie warto oszczędzać. Błędnie przeprowadzona analiza wiąże się z złym wdrożeniem, które będzie kosztowało setki tysięcy.

Jeżeli macie pytania piszcie w komentarzach. Postaram się na nie odpowiedzieć.