Poprawne wdrożenie ERP. Wykonanie oraz odebranie prac.

Wdrożenie każdego oprogramowania zwłaszcza tak dużego jak ERP to wyzwanie. Nie tylko po stronie dostawcy oprogramowania lecz również klienta. Błędne zrozumienie bądź źle przekazane dane zaowocują zbędnie wydanymi pieniędzmi. Zaangażowanie musi być po obu stronach.

Wyznaczenie celów wdrożenia systemu ERP
ERP czy to już odpowiedni czas??

Dokument opisujący zakres wdrożenia

Przed każdym wdrożeniem ERP należy przygotować dokument opisujący działanie systemu. Powinien on wynikać bezpośrednio z naszych potrzeb oraz rozwiązań zaproponowanych przez dostawcę. Zostaje on przygotowany przez partnera. Musimy dopilnować aby zawierał opis wszystkich zagadnień dotyczących naszej działalności. Przede wszystkim dopilnujcie aspektów, które wykraczają po za standardowe rozwiązania wybranego oprogramowywania. Jeżeli nie rozumiecie jakiegoś zapisu bądź analiza nie opisuje któreś funkcji waszej działalności nie podpisujcie takiego dokumentu. Podczas wdrożenia może okazać się, że dany element nie zostanie wykonany ponieważ nie znalazł się w dokumencie. Nie jestem wstanie wskazać jakie obszary w waszej działalności muszą znaleźć się w takim dokumencie. Każda działalność ma swoją specyfikę działania. Jeżeli obawiacie się błędów skorzystajcie z pomocy bezstronnego analityka.

Uzgodnienia związane z etapami prac.

Ważne jest aby przygotować odpowiednio środowisko pod nowego ERP. Każdy system ma jasno sprecyzowane wymagania. Tą czynność może wykonać wasz dział IT jeżeli go posiadacie, dostawca oprogramowania bądź firma zewnętrzna. Ważne jest to aby osoby, które będą administrowały serwerami były w niedalekiej odległości od Nas. W razie uszkodzenia fizycznego będą wstanie szybko reagować.

Dostosowanie samego systemu musi zrobić dostawca. Dobrze jest wyznaczyć punkty kontrolne, które mają na celu sprawdzenia poprawności wdrożenia oraz dotrzymania terminów. Jest to jedyny sposób aby szyszko wyłapać również ewentualne problemy ze zrozumieniem i szybką ich korektą. Jeżeli sprawdzimy system gotowy do działania może się okazać, że nie spełnia naszych wymagań, lecz będzie już za późno aby dostosować go do naszych pierwotnych zamiarów.

W trakcie prac nie zapomnijcie o szkoleniach pracowników. Może się okazać, że będą one długie. Zazwyczaj wynika to z nowych rozwiązań i przyzwyczajeń. Jeżeli szkolenie nie będą odpowiednio długie i zaawansowane w 90% przypadków kończy się to frustracją i niechęcią do nowego oprogramowania.

Zakończenie Prac

Każde wdrożenie musi zakończyć się protokołem zakończenia prac. Gdy go podpisujecie system musi posiadać pełną funkcjonalność. Jeżeli uznacie, że są braki i nie wszystko działa zgodnie z ustaleniami nie podpisujcie do puki partner ich nie usunie. Na tym etapie już nie możecie wymagać od partnera dodatkowych prac, które nie znalazły się w dokumentacji przed wdrożeniowej, dlatego tak ważne jest odpowiednie przygotowanie się do implementacji ERP w waszej firmie.