ERP czy to już odpowiedni czas??

System ERP (enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa) pozwala zintegrować wszystkie działy firmy oraz jej funkcje w jednym zbiorze danych.

W każdej działalności przychodzi czas w którym właściciel musi się zastanowić czy już wdrożyć ERP we własnej firmie. Nie jest to łatwy ani tani proces. Niestety nikt Wam w tym nie pomoże. Sami musicie podjąć decyzję.

Nie ma uniwersalnego czasu dla takiej operacji. Na rynku są spółki które zatrudniają 200 osób i ich roczny obrót wynosi 50 000 000 zł a nie posiadają takiego rozwiązania. Znajdziecie również małe przedsiębiorstwa z obrotem 5 000 000 zł i 20 pracownikami które bez odpowiedniego systemu nie dały by rady rzetelnie określić swoich kosztów oraz powiązać wszystkich funkcji.

Zatem w jaki sposób podjąć decyzję?? Nie pozostaje wam nic innego jak rzetelnie przeanalizować strukturę naszej działalności i zastanowienie się gdzie brakuje nam danych i jakich brakuje narzędzi pracownikom.

Na dwóch przykładach przeprowadzimy analizę kiedy należy wdrożyć nowe oprogramowanie bądź nie. Sami zobaczycie, że nie jest to takie oczywiste. Nie zawsze duży obrót bądź znaczna ilość pracowników wymusza takie rozwiązania.

Niech naszym pierwszym przykładem będzie firma zajmująca się wynajmem powierzchni handlowych w 30 galeriach. Łącznie ma 550 lokali 55 pracowników i obrót roczny przekracza 72 miliony złotych. Jeżeli decydują na wybudowanie nowego centrum kupują działkę, zlecają zaprojektowanie budynku zewnętrznej firmie. Jego wybudowanie również zostaje zlecone inwestorowi. Trzeba przyznać, że zrobiła się naprawdę duża skala przedsięwzięcia.

Analizę należy przeprowadzić od przejrzenia działów oraz ich potrzeb. W naszej działalności mamy dział księgowości, sprzedaży, ekspansji oraz utrzymania budynków. Księgowość nie ma dużo pracy anie nie potrzebuje skomplikowanych narzędzi. Ich zadaniem co miesiąc jest wystawienie FV najemną zgodnie z umową, sprawdzenie kto zalega z czynszem oraz wysłanie monitów, rozliczenie płatność, złożenie deklaracji podatkowych. Nie ma tutaj żadnych niewiadomych.

Następnie zajmijmy się działem sprzedaży. Osoby te zajmują się znajdowaniem nowych najemców oraz całym procesem aż do podpisania umowy wynajmu. Ich zadaniem jest również utrzymanie aktualnie wynajmujących oraz rozwiązanie ich problemów np. z mediami ( za wysoka FV bądź nie zgadzająca się ze stanem faktycznym).

Dział ekspansji wyszukuje gruntów na których możemy wybudować kolejną galerię, analizuje całkowity koszt powstania nowego obiektu oraz określa koszty jego utrzymania oraz oszacowuje koszt dla najemcy za m2. Jeżeli okaże się, że inwestycje będzie rentowna jest odpowiedzialna za jej przebieg.

Ostatnim naszym działem jest utrzymanie budynków. Zajmuje się on renowacją oraz bieżącymi naprawami. Koszty te poza wynagrodzeniami dla pracowników są dynamiczne. Możemy je jedynie oszacować na podstawie historycznych danych. Wartość napraw możemy jednie podsumować za dany rok i sprawdzić czy szacunki były odpowiednie.

Widzimy że nasza firma obraca dziesiątkami milionów a jej struktura jest prosta. Mamy 4 działy które są odpowiedzialne za działanie całej firmy. Jeżeli nasze przychody przekraczają wydatki wtedy nie ma problemów. W takim schemacie działania jest sporo nie widomych koszty paliwa, nie wiadomo ile razy handlowiec będzie musiał spotkać się w najemcą zanim ten podpisze umowę. Utrzymanie budynku możemy założyć tylko szacunkowo jak i również rachunki za media. Czy już czas na ERP? W mojej ocenie nie. Nie mamy tutaj żadnych przesłanek. Nowe oprogramowanie nie zoptymalizuje naszej działalności, nie pozwoli na zmniejszenie etatów. Nie ma również mowy o lepszych szacunkach kosztów dynamicznych. Jeżeli taka firma osiągała zakładany zysk to nadal to będzie robiła. W takiej sytuacji zalecał bym ewentualnie poprawki używanego w tym momencie oprogramowania. Będzie to o wiele tańsze oraz nie będziemy musieli szkolić pracowników.

Naszym drugim przykładem będzie piekarnia zatrudniająca 40 osób z rocznym obrotem 4 mil złotych. Struktura bardzo prosta księgowość, osoby dowożące pieczywo do punktów sprzedaży, piekarze. Mimo że wydaje się wszystko banalne wcale takie nie jest.

Rzeczywiście w księgowości nie ma żadnych niestandardowych czynności, dlatego szef postanowił że ten dział będzie również odpowiedzialny za przyjmowanie dokumentów zakupu wszystkich towarów potrzebnych do wypieków.

Kolejnym z działów jest dowożenie pieczywa do punktów sprzedaży. Pięć osób pięć samochodów, codziennie rano wyjeżdżają z pieczywem do klienta.

Najważniejsza część firmy – piekarze. Zadanie określone, przygotować odpowiednią ilość wypieków na czas wysłania dostawy oraz uzupełnienie zapasów półproduktów.

Schemat działania firmy sam w sobie nie jest skomplikowany. Lecz oszacowanie za ile sprzedać bułkę jest bardzo trudny. Musimy wziąć pod uwagę bardzo dużo zmiennych. Co składa się na wypiek? Produkty, energia, czas pracownika, dowóz, paliwo a dodatkowo musimy wliczyć koszt nie sprzedanych wypieków.

Niby niewielka firma a problem bardzo duży. Rynek jest bardzo wymagający. Czym niższy koszt jednego wypieku tym większa ilość klientów. Każdy liczy wydawane złotówki. Dlatego musimy wiedzieć czy jesteśmy konkurencyjni czy też nie. Sami musicie przyznać że oszacowanie kosztu przysłowiowej bułki może wynosić 20gr lub 40gr różnica 100%.

Jak to obliczyć? Musimy znać recepturę na każdy wypiek. Koszt danego produktu a ceny są dynamiczne. Czas wypieku i koszt zużytej energii oraz koszty pracownika i dowozu produktu do punktu sprzedaży. Jak sami pewnie zauważyliście cena danego produktu może się zmienić w ciągu zaledwie 2 miesięcy o np. 20%. Dlatego w tym przypadku tak ważne jest aby analizować w bardzo krótkim czasie rentowność firmy.

Na tym przykładzie widzimy że musimy bardzo szybko reagować aby nie ponosić strat. Jedynym sposobem jest dobrze dobrany ERP. Sądzę że tutaj warto go wdrożyć. Nawet małe zmiany na rynku mogą dać dużą zmianę sumaryczną co może przynieś straty.

Powyższe przykłady oczywiście mogą się różnić ich celem było wskazanie że każdy przypadek należy analizować osobno i musi tego dokonać osoba z wewnątrz bo tylko ona dokładnie wie jak wygląda sytuacja w tym przedsiębiorstwie.

W kolejnym wpisie tej serii omówię jak należy przeprowadzić analizę przed wdrożeniową ERP. Pokażę jak powinien wyglądać taki proces i co powinno po nim zostać w naszej firmie.