Backup – niezbędne narzędzie dla każdej Firmy. Obalamy mit o kosmicznym koszcie wdrożenia.

.

Backup jest to rozwiązanie pozwalające na tworzeniu automatycznej kopi zapasowej wybranych danych w firmie bądź całych serwerów i komputerów. Można je realizować na kila sposobów. Według mojej oceny rozwiązanie to jest niezbędne dla każdego podmiotu gospodarczego, który posiada dane w postaci elektronicznej.

Każdy przedsiębiorca powinien uświadomić sobie jak ważne są dane, które są przetwarzane w jego firmie. Pracownicy codziennie tworzą, wysyłają/odbierają oraz edytują masę informacji. Czym większa ilość osób tym tych informacji jest więcej i trudniej nad wszystkim zapanować. Wyobraźmy sobie teraz taką sytuację że mamy kilku handlowców, którzy odpowiedzialni są za kontakt z naszymi odbiorcami. Jeden z nich zgłasza usterkę komputera. Okazuje się, że uszkodzony jest dysk, przywrócenie takiego urządzenia do pracy jest szybka i tania. O wiele gorzej, że dane nadal znajdują się na uszkodzonym nośniku a ich odzyskanie w trybie standardowym czyli do 14 dni roboczych w wykwalifikowanych palcówkach mogą sięgnąć nawet 5 000 zł/netto, a to jeszcze nie jest najgorsza informacja, jeżeli te dane są niezbędne do funkcjonowania naszej działalności a uszkodzenie nie dotyczy jednostki handlowca a księgowego, niezbędne jest ich odzyskanie w jak najkrótszym czasie wtedy możemy się liczyć z kosztami przekraczającymi 10 000 zł/netto. Oczywiście takie uszkodzenia nie zdarzają się codziennie i nie muszą być tak kosztowne, lecz zastanówmy się czy warto ryzykować?

Jeżeli po przeczytaniu wstępu zaczynasz się zastanawiać czy nie warto zainwestować w zabezpieczenie danych, ten artykuł jest dla Cibie. Opiszę w nim ile kosztuje takie rozwiązanie, pokażę jak łatwo je skalować, jakie dane są najważniejsze i nie koniecznie wszystkie trzeba przechowywać oraz jak takie rozwiązanie powinno wyglądać.

Pierwszą i najważniejszą zasadą jest prawidłowe umieszczenie systemu backup. Nie może on znajdować się w np. tym samym miejscu co serwer z którego będziemy tworzyć kopię zapasową bazy danych. Ma on je chronić a nie je dublować. W wypadku pożaru stracimy dane na serwerze jak i backupie. Aby tego uniknąć najlepszym rozwiązaniem jest przenieś naszą kopię zapasową do innej części budynku a jeżeli jest to możliwe do innej lokalizacji. Jeżeli natomiast jest to nie możliwe nowe systemy posiadają funkcję kopiowania zebranych danych do chmury. W takim przypadku poniesiemy dodatkowe koszy, lecz nie zalecam bezpośredniego transferu w czasie rzeczywistym. Zwiększy to zapotrzebowanie na szybkość transmisji danych co i tak spowoduje wyższe koszty a dodatkowo nie zabezpieczymy w odpowiedni sposób naszych poufnych informacji.

Istnieją trzy możliwości tworzenia kopi zapasowych „Pełna Kopia”, „różnicowa” i „przyrostowa”. Każda z nich jest inaczej realizowana.

1. Pełna kopia zwana również kopią zapasową tworzy w naszym systemie pełną kopię wskazanych przez Nas zasobów (pliki, foldery, dyski). Jest ona podstawową formą backupu która zajmuje najwięcej miejsca, trwa najdłużej ale dzięki niej mamy dostęp do wszystkich danych w niezmienionej formie co pozwala w bardzo krótkim czasie na odtworzenie wszystkich zapisanych informacji. Możemy tworzyć ją np. w cyklu codziennym o 19.00 Jest to zarazem kopia obowiązkowa, bez jej pierwotnej wersji nie będziemy mogli wykorzystywać kolejnych form backupu.

2. Kopia różnicowa – bazuje na pełnej kopi zapasowej oraz zmienionych bądź nowych danych. Na tym etapie otrzymujemy dostęp do pełnej kopi oraz ostatniej różnicowej, która zawiera wszystkie zmienione oraz dodane dane od czasu pełnej kopi.

Kopia różnicowa działa kumulacyjne a jej struktura wygląda w następujący sposób:

Dzień 1: utworzenie pełnej kopii zapasowej plików: plik a, plik b, kopia zawiera: plik a, plik b
Dzień 2: modyfikacja plik a i dodanie plik f, kopia różnicowa zawiera: plik a, plik f,
Dzień 3: modyfikacja plik a i dodanie plik g, kopia różnicowa zawiera: plik a, plik b, plik f, plik g.

Kopia ta zawiera bardzo dużo miejsca, natomiast robi się stosunkowo krótko, dodatkową zaletą jest bardzo łatwa obsługa, aby ją odtworzyć wystarcza nam pełna kopia oraz ostatnia różnicowa.

3. Kopia przyrostowa – bazuje na tworzeniu kopii zapasowej danych, które zostały zmienione lub dodane, od czasu utworzenia ostatniej, dowolnej kopii zapasowej. Kopia ta, nie kumuluje plików , dlatego każdorazowo odnosi się do ostatniej kopii zapasowej, pomijając wszystkie poprzednie.

Kopia zapasowa jest sumą wszystkich kopii przyrostowych, np.:

 Dzień 1:utworzenie pełnej kopii zapasowej plików: plik a, plik b,kopia zawiera: plik a, plik b,
 Dzień 2:modyfikacja plik a i dodanie plik f,kopia różnicowa zawiera: plik a, plik f
 Dzień 3:modyfikacja plik b i dodanie plik g,kopia różnicowa zawiera: plik b, plik g
 Dzień 4:modyfikacja plik a i dodanie plik h,kopia różnicowa zawiera: plik a, plik h

Dużą zaletą tej metody jest bardzo mało miejsca potrzebnego do przechowywania kopi oraz szybkość ich realizowania. Niestety bardzo dużo pracy potrzebujemy aby odzyskać dane z tego rodzaju backupu. Aby tego dokonać potrzebujemy pełnij kopi oraz wszystkich kopi przyrostowych.

Rozwiązania backupowe dla przedsiębiorcy który posiada stosunkowo mało danych wrażliwych i zamierza skupić się wyłącznie na ich zabezpieczeniu powinien zmieścić się w kwocie 1000 zł/netto. W prawdzie nie jest to koszt rozwiązania z najwyższej półki lecz wystarczające do bezpiecznego przechowania danych. Spełnia wszystkie podstawowe zalecenia czyli możliwość stworzenia RAID ( lustrzana kopia ) oraz zabezpieczenie przed uszkodzeniem zainstalowanych nośników. Niestety nie idzie ich skalować. Jest możliwość utworzenie kilku punktów backupowych wyposażonych w takie urządzenia. Jednak jak każde rozwiązanie w informatyce ma to swoje plusy i minusy. Jest dobrym rozwiązaniem ponieważ w razie najgorszego scenariusza utracimy tylko małą część ważnych danych i zarazem złą ponieważ zbyt duże rozdzielenie usługi powoduje trudności z jej zarządzaniem oraz szybkie reagowanie z ewentualne usterki. Jeżeli zatem szacujemy że nasze rozwiązanie będzie z czasem potrzebowało rozbudowy w takim przypadku najlepiej od razu zdecydować się na rozwiązania skalowalne. Koszt bardzo wysokiej jakości rozwiązania to 15 000 zł/netto przy czym otrzymujemy w podstawowej wersji możliwości przechowywania aż 384 TB danych, rozbudowane narzędzia diagnostyczne, monitorowania w czasie rzeczywistym oraz centrum wymiany danych.

Aby zdecydować, która opcja będzie dla nas lepiej dostosowana musimy zastanowić się, jakie dane będą dla Nas bezcenne. Bezsprzecznie w każdej firmie najważniejsze są dane księgowe oraz informacje o naszych klientach i pracownikach. Jeżeli posiadamy CRM to będą się one znajdowały w bazach danych, które musimy zabezpieczyć. Jeżeli je stracimy nasza dalsza działalność będzie bardzo utrudniona bądź całkowicie niemożliwa. Bazy te powinniśmy backupować codziennie w postaci pełnej kopi. Ważne jest aby również tworzyć kopie zapasowe takich danych jak korespondencja e-mail, dokumenty, projekty, umowy, rysunki techniczne, dane analityczne…. Mógłbym tak wymieniać w nieskończoność. W każdym przypadku będą to inne informacje. Tutaj jednak zalecam kopię różnicową bądź przyrostową w zależności od tego czy dane pośrednie będą nam potrzebne.

Jeżeli popatrzymy na koszty rozwiązań do tworzenia kopi zapasowych możemy zauważyć że ceny zaczynają się od bardzo niskich, wydane raz 1000 zł pozwoli zaoszczędzić stresu oraz pieniędzy przy pierwszym poważnym zagrożeniu. Jeżeli popatrzymy na rozwiązanie z bardzo wysokiej półki okazuje się iż cena nie przeraża, jest ona niewiele wyższa niż odzyskiwanie danych, dodatkowo otrzymamy centrum wymiany danych w naszej firmie.